Prihodi rastu, a novca nema: gdje društvo zapravo gubi zaradu

Razgovarao sam s mnogo vlasnika društava koji imaju isti osjećaj. Posla ima više nego prije, kalendar je pun, tim raste, prihodi izgledaju dobro, a unatoč svemu tome na kraju mjeseca ostaje isto pitanje: gdje je zapravo novac?

Poslovne aktivnosti rastu i društvo djeluje uspješno. Međutim, veći obujam posla ne znači automatski i veću kontrolu. Kod mnogih vlasnika događa se upravo suprotno: što je više projekata, klijenata, zaposlenika i operativnih odluka, to je teže jasno vidjeti kolika je stvarna zarada, gdje nastaje pritisak na troškove i prati li stanje novca uopće taj rast.

Vrlo je česta situacija da mala i srednja društva u fazi rasta nemaju dovoljno jasnu financijsku sliku za upravljanje tim rastom. Problem tada nije samo u brojkama. Problem je u tome što vlasnik nema pravodobne informacije koje bi mu pokazale na čemu zaista zarađuje, gdje gubi maržu i kakav ga pritisak na likvidnost tek čeka.

Godišnji financijski izvještaji pokazuju prošlost, ali nisu dovoljni za upravljanje društvom danas

Većina vlasnika redovito dobiva račun dobiti i gubitka, bilancu, porezne obračune i ostale zakonom propisane izvještaje. Ti izvještaji su potrebni i moraju biti točni. Bez urednog računovodstva nema ni pouzdanog ni zakonski usklađenog poslovanja.
Ali tu nastaje važna razlika koju mnogi osjete tek kad društvo dođe do određene razine složenosti.

Računovodstveni izvještaji prvenstveno govore što se dogodilo. Međutim, ne odgovaraju dovoljno jasno na pitanja koja vlasnik mora postavljati ako želi upravljati društvom, a ne samo pratiti rezultat sa zakašnjenjem.
Ne pokazuju dovoljno precizno na kojim projektima ili uslugama društvo stvara zdravu zaradu, a na kojima marža izgleda pristojno samo zato što se pravi troškovi ne vide dovoljno jasno.

Ne upozoravaju vlasnika da prihodi rastu, ali da stanje novca ne prati taj rast.
Ne daju jasan pogled na to što će se s likvidnošću dogoditi za šest, osam ili dvanaest tjedana.

Drugim riječima, računovodstvo je nužan temelj urednog poslovanja, ali samo po sebi nije sustav upravljanja.

Kad pozitivan dojam prikrije slabu profitabilnost

Vlasnik građevinskog društva rekao mi je kako mu je prethodna godina bila jedna od boljih. Posla je bilo mnogo, ljudi su bili angažirani, dinamika na terenu bila je snažna i njegov ukupni dojam bio je pozitivan. Imao je osjećaj da društvo raste i da stvari idu u dobrom smjeru.

Kad smo ušli dublje u analizu profitabilnosti po projektima, slika se promijenila.

Od jedanaest analiziranih projekata, četiri su po visini prihoda izgledala vrlo dobro. Međutim, upravo je taj prihod stvorio pogrešan osjećaj sigurnosti. Kad se u obzir uzmu stvarni troškovi rada, materijala i dodatnog organizacijskog opterećenja, pokazalo se da ti projekti nisu jačali ukupnu profitabilnost društva, nego su je zapravo nagrizali.

Ukupni godišnji rezultat društva ostao je pozitivan, ali nekoliko profitabilnijih projekata u stvarnosti je pokrilo slab rezultat onih manje uspješnih. Vlasnik je imao osjećaj rasta, a društvo je formalno iskazalo dobit. Međutim, kvaliteta te dobiti bila je osjetno slabija nego što je mislio.

To je situacija koju u praksi susrećemo češće nego što se misli. Brojke su bile točne, ali bez dodatnog sustava financijskih informacija vlasnik iz njih nije mogao vidjeti ono što je za upravljanje doista važno: koji projekti stvarno stvaraju zaradu, a koji je tiho pojedu.

Računovodstvo i financijsko upravljanje nisu isto

Uloga računovođe je ozbiljna, vrijedna i odgovorna. Računovodstvo mora biti točno, pravodobno i usklađeno s propisima. Dobro računovodstvo je temelj urednog poslovanja.
Ali vlasniku koji vodi društvo to nije dovoljno za kvalitetno odlučivanje. Potreban mu je dodatni sloj financijskih informacija koji pokazuje kolika je stvarna marža po projektu, klijentu, usluzi ili segmentu poslovanja, zašto prihodi rastu, a stanje raspoloživog novca ne daje isti osjećaj stabilnosti te koji dio poslovanja nosi zdravu zaradu, a koji stvara samo promet i dodatno operativno opterećenje.
U većim sustavima taj posao rade financijski kontroler ili direktor financija.
U manjim i srednje velikim društvima te funkcije najčešće ne postoje. Vlasnik tada često ostaje sam između svakodnevne operative, računovodstvenih izvještaja i osjećaja da nešto ne štima, ali bez dovoljno jasne financijske slike koja bi mu pokazala gdje problem doista nastaje.

Upravo u takvim situacijama postaje jasno zašto društvu više nije dovoljno samo uredno računovodstvo, već sustav financijskog upravljanja.

Kako se taj problem očituje u svakodnevnom poslovanju

Problem se najčešće ne vidi odmah. Ne dođe kao jedan veliki kvar koji svi odmah prepoznaju, nego se polako uvlači u poslovanje, kroz niz odluka i situacija koje u tom trenutku djeluju sasvim razumno, a tek kasnije pokažu koliko zapravo koštaju.

Projekt dok traje izgleda uredno i pod kontrolom, a tek naknadno postane jasno da je marža bila preniska. Vrijednost projekta promatra se primarno kroz ugovorene prihode, ali iza tih prihoda stoji puno više dodatnih poziva, korekcija, neplaniranih izlazaka, urgencija i operativnog angažmana nego što je itko ozbiljno uzeo u obzir. Ponuda je prihvaćena, posao dobiven, ali cijena na kraju nije pokrila puni trošak rada, organizacije i svih aktivnosti koje je društvo stvarno moralo iznijeti.

U isto vrijeme prihodi rastu, a novac ostaje vezan u potraživanjima, zalihama, dugim rokovima naplate ili u širenju koje nije praćeno dovoljno čvrstom financijskom disciplinom. Vlasnik pritom radi više nego ikad, ali ima sve manji osjećaj kontrole. Odgovornosti je više, ljudi je više, prometa je više, a jasnoće sve manje.

To je trenutak u kojem rast više ne djeluje kao potvrda da je sve dobro postavljeno, nego počinje otkrivati slabosti u načinu upravljanja.

Najskuplje pogreške nisu uvijek one koje se odmah vide

Kad društvo nema jasan sustav financijskog upravljanja, najskuplje pogreške često nisu spektakularne. One su tihe i ponavljajuće.

To može biti prihvaćanje poslova s preniskom maržom. Može biti zadržavanje klijenata koji troše nesrazmjerno mnogo energije za premali financijski učinak. Može biti donošenje odluka na temelju dojma umjesto na temelju stvarne profitabilnosti. Može biti i rast koji izvana izgleda impresivno, a iznutra troši novac i povećava ovisnost društva o vlasniku.

Upravo je to razlog zbog kojeg mnoga društva godinama rade puno, a ipak ne grade razinu stabilnosti, predvidivosti i vrijednosti koju bi vlasnik s pravom očekivao.

Nije problem samo u tome što vlasnik ne vidi dovoljno. Problem je u tome što odluke donosi prekasno.

Što sustav financijskog upravljanja mijenja u praksi

Sustav financijskog upravljanja ne znači još više tablica i još više podataka bez jasne svrhe. Vrijednost sustava nije u količini informacija, nego u tome da vlasnik napokon dobije one informacije koje su mu stvarno potrebne za odlučivanje.

Takav sustav pomaže društvu da vidi profitabilnost po projektima, klijentima, uslugama ili segmentima poslovanja. Daje jasniji pogled na buduću likvidnost, a ne samo na povijesni rezultat. Pomaže prepoznati gdje rast stvara vrijednost, a gdje samo povećava kompleksnost i pritisak na organizaciju. Vlasniku vraća pregled nad time što se u društvu zaista događa, umjesto da odluke donosi prema osjećaju, intuiciji ili zakašnjelim izvještajima.

Kad je sustav dobro postavljen, upravljanje postaje mirnije i kvalitetnije. Razgovori o rezultatima postaju konkretniji. Odluke se donose ranije. Odstupanja se prepoznaju prije nego postanu ozbiljan problem. A društvo postupno postaje manje ovisno o tome da vlasnik sve osobno drži pod kontrolom.

To nije samo pitanje boljeg izvještavanja. To je pitanje zrelijeg društva i veće poslovne vrijednosti.

Pitanja koja si svaki vlasnik treba postaviti

• Znate li na kojim projektima, klijentima ili uslugama vaše društvo stvarno zarađuje, a na kojima samo stvara promet?
• Znate li kolika će biti likvidnost vašeg društva za 8 do 12 tjedana, uz sadašnju dinamiku poslovanja?
• Znate li koji dio rasta povećava vrijednost društva, a koji samo povećava složenost, rizik i pritisak na vas kao vlasnika?

Ako na ta pitanja nemate jasan i brz odgovor, problem najvjerojatnije nije u tome što radite premalo. Vjerojatnije je da još nemate postavljen sustav koji vam daje financijsku jasnoću potrebnu za kvalitetno upravljanje.

Bez te jasnoće društvo može rasti i istodobno postajati sve zahtjevnije, manje predvidivo i sve više ovisno o vlasniku.

Uredni izvještaji nisu isto što i upravljanje

Mnogi vlasnici vjeruju da će više posla samo po sebi donijeti i više sigurnosti.

U praksi se često dogodi suprotno. Kad rast nije praćen jasnim financijskim upravljanjem, društvo radi sve više, a vlasnik ima sve manji osjećaj kontrole.

Zato pravo pitanje nije radi li društvo dovoljno. Pravo pitanje je vidi li vlasnik na vrijeme ono što mora vidjeti kako bi mogao voditi društvo prema zdravijoj profitabilnosti, stabilnijem novčanom toku i manjoj ovisnosti o sebi kao središnjoj točki svakog odlučivanja.

Upravo tu počinje razlika između društva koje samo radi mnogo i društva koje je doista financijski vođeno.

Ako prepoznajete da vaše društvo raste, a financijska slika i dalje nije dovoljno jasna za kvalitetno odlučivanje, problem vjerojatno nije u količini posla, nego u izostanku sustava koji financije pretvara u alat za upravljanje.

Ako želite vidjeti kako izgleda pristup koji vlasniku daje jasniju kontrolu nad profitabilnošću, likvidnošću i financijskim odlukama, pogledajte našu uslugu Sustav financijskog upravljanja.