Izvještaj iz računovodstva je dostavljen na vrijeme, ali odluke su već davno donesene
U mnogim društvima računovodstveni izvještaji stižu tek kada su važne poslovne odluke već donesene. Problem nije u računovodstvu, nego u tome što financijske informacije dolaze prekasno da bi pomogle u upravljanju poslovanjem
Mario Veršić
Postoji trenutak koji vlasnici mnogih društava dobro poznaju.
Kraj je mjeseca, na mail dobivate financijske izvještaje iz računovodstva za prethodni mjesec.
Brojke su na monitoru: prihodi, rashodi, poslovni rezultat. Sve je uredno i pregledno posloženo u Excel tablice.
Ipak, prisutan je osjećaj da nešto važno nedostaje.
Ne zato što su brojke pogrešne, u većini slučajeva one su potpuno točne. Problem je u vremenu.
Izvještaj sistematizirano daje pregled o poslovanju, međutim to je već povijesni pregled, star nekoliko tjedana.
U međuvremenu morali ste donositi brojne odluke, odobriti ulaganja, započeti nove projekte. Poslovanje je već otišlo korak dalje, a informacije koje imate pred sobom govore o prošlosti na koju više ne možete utjecati.
To nije problem računovodstva niti kvalitete izvještavanja.
To je problem načina na koji većina malih i srednjih društava koriste financijske informacije.
Izvještavanje nije isto što i upravljanje. Izvještaj je zapis.
Ta razlika na prvi pogled djeluje mala, ali u praksi određuje kako se donose odluke u društvu.
Računovodstvo bilježi promjene koje su sve već dogodile
Računovodstvo ima jasnu i vrlo važnu ulogu. Njegova je zadaća točno evidentirati poslovne događaje, osigurati usklađenost s propisima i omogućiti ispravno porezno postupanje.
Bez kvalitetnog računovodstva nema stabilnog poslovanja.
Računovodstveni izvještaji zato pouzdano odgovaraju na pitanje: što se dogodilo u prošlom razdoblju.
No upravljanje poslovanjem traži odgovore na druga pitanja:
- Zašto se nešto dogodilo?
- Što se događa uprava sada?
- Što možemo očekivati ako nastavimo istim smjerom?
Drugim riječima, računovodstvo nam daje informacije o povijesnim događajima u poslovanju, a financijsko upravljanje te podatke pretvara u informaciju koja pomaže pri donošenju trenutnih i budućih odluka.
Kada se poslovne odluke donose isključivo na temelju mjesečnih računovodstvenih izvještaja, upravljanje se svodi na reakciju. Problem se uočava tek nakon što je nastao, trend se prepoznaje kada je već formiran, a prilagodba uvijek dolazi s vremenskim odmakom, a taj vremenski odmak ima svoju cijenu.
Kako to izgleda u praksi
U radu s vlasnicima malih i srednjih društava često se pojavljuje isti obrazac. Od trenutka kada se problem počne formirati do trenutka kada se poduzme prva ozbiljna korektivna mjera može proći jedan do dva kvartala.
Pojednostavljeni primjer iz prakse: Krajem listopada vlasnik dobiva računovodstveni izvještaj za rujan i primjećuje da je marža pala u određenom segmentu poslovanja. Slijedi analiza, razgovori s timom i traženje uzroka. Do trenutka kada slika postane dovoljno jasna za donošenje odluke prošao je još jedan mjesec.
Korektivna mjera počinje se provoditi u prosincu, a njezin učinak postaje vidljiv tek u izvještaju za siječanj.
Vlasnik nije pogriješio. Postupio je razumno s obzirom na informacije koje je imao.
Problem nije u odluci, nego u sustavu informacija koji tu odluku treba podržati.
Zašto većina društava nema financijski operativni sustav
Razlog je obično vrlo jednostavan.
Računovođa radi svoj posao za koji je angažiran, a vlasnik vodi poslovanje. Između ta dva svijeta često ne postoji struktura koja financijske informacije pretvara u konkretan alat za upravljanje.
U mnogim malim i srednjim društvima financijsko upravljanje zapravo postoji samo u glavi vlasnika.
Vlasnik intuitivno prati novčani tok, osjeća kada nešto ne funkcionira i reagira na temelju iskustva.
Takav pristup može funkcionirati dok je poslovanje relativno jednostavno.
Kako društvo raste, kompleksnost raste još brže. Broj projekata, klijenata i troškova povećava se do točke u kojoj jedna osoba više ne može imati jasnu sliku svega što se u društvu događa. Tada se pojavljuje osjećaj stalnog pritiska i sve češćih iznenađenja i u tom trenutku postaje jasno da poslovanju nedostaje sustav.
Kako izgleda sustav financijskog upravljanja
Društva koja imaju razvijen financijski operativni sustav ne oslanjaju se samo na mjesečne izvještaje, već imaju posloženu strukturu koja financijske informacije pretvara u alat za svakodnevno upravljanje poslovanjem.
Takav sustav obično uključuje nekoliko važnih elemenata.
Prvi je redovit pregled novčanog toka, koji omogućuje da vlasnik unaprijed s velikom sigurnošću može planirati novčane priljeve i odljeve te pravodobno upravljati likvidnošću.
Drugi je pregled ključnih pokazatelja poslovanja, poput marži, troškova rada, operativne profitabilnosti i drugih financijskih pokazatelja koji pokazuju kako se poslovanje razvija.
Treći je analiza profitabilnosti po poslovnim segmentima, jer ukupni rezultat društva često skriva velike razlike između proizvoda/usluga, projekata, ili klijenata.
Četvrti je ažurirana financijska projekcija, koja pokazuje kako bi se poslovanje moglo razvijati u sljedećim mjesecima što omogućuje donošenje odluka prije nego što se problemi pojave u računovodstvenim izvještajima.
Kada su ti elementi postavljeni, financijske informacije prestaju biti samo zapis o prošlosti i postaju instrument upravljanja.
Upravljanje koje dugoročno stvara vrijednost
Vlasnici koji uvedu takav sustav često opisuju vrlo sličnu promjenu. Ne govore o tome da imaju više izvještaja ili više brojki, već govore o tome da imaju jasniju sliku poslovanja.
Razgovori s timom postaju konkretniji, odluke se donose ranije, neizvjesnost se smanjuje i iznenađenja su rjeđa.
S vremenom se pojavljuje još jedna važna posljedica: poslovanje postaje predvidljivije.
Predvidljivost je jedna od iznimno bitnih karakteristika društava koja dugoročno stvaraju veću vrijednost.
Društva koja imaju jasan financijski sustav upravljanja lakše planiraju rast, donose kvalitetnije investicijske odluke i stvaraju stabilnije rezultate.
Drugim riječima, kvalitetno financijsko upravljanje ne povećava samo kontrolu nad poslovanjem, već dugoročno povećava i vrijednost društva.
Kada je vrijeme za promjenu?
Ako financijske informacije koje dobivate uglavnom opisuju prošlost, a ne pomažu u donošenju odluka o budućnosti, riječ je o čestoj situaciji u malim i srednjim društvima.
Takva situacija obično znači da između računovodstva koje imate i upravljanja koje vam treba postoji praznina.
Ta praznina ne zatvara se novim softverom niti promjenom računovođe. Zatvara se postavljanjem sustava koji financijske informacije pretvara u alat za upravljanje poslovanjem.
Prvi korak često je jednostavan: strukturiran razgovor o tome koje financijske informacije vlasniku zaista trebaju za donošenje odluka i kako ih organizirati u sustav koji podržava upravljanje.
U mnogim društvima razlika između računovodstva i financijskog upravljanja postaje vidljiva tek kada poslovanje naraste do točke u kojoj intuicija više nije dovoljna za jasnu sliku poslovanja.
Ako vas zanima kako takav sustav izgleda u praksi, više o našem pristupu možete pronaći na stranici financijsko upravljanje
Mario Veršić Osnivač, član uprave i savjetodavni partner u FINVERS d.o.o. Ima više od dvadeset godina iskustva u financijama, reviziji, procjenama vrijednosti i poreznim pitanjima. Kao prvi certificirani CEPA® u Hrvatskoj, pomaže vlasnicima donositi informirane i dugoročno održive odluke.